page-25.html
Flash Page-Flip Home
CMG Romania
HRB expert, oct 2009
26 / 52
Organizare
evenimente
UNDE ÎNCEPE
expertiza?
necesitåÆilor tehnice ale
vorbitorilor, conceperea çi gestionarea serviciilor de catering, negocierea contractelor cu furnizorii de echipamente, materiale promoÆionale, semnalisticå, divertisment, pazå etc. De asemenea, verificarea facturilor, avizarea lor la platå çi evaluårile ulterioare ale evenimentului
sunt, de regulå, în responsabilitatea organizatorului de evenimente, secondate sau nu de un aviz ierarhic superior. Pentru a fi capabil så soluÆioneze problemele apårute la faÆa locului în timpul evenimentului, specialistul în evenimente are obligaÆia så se asigure cå personalul propriu este informat çi se gåseçte, în numår suficient, în locaÆie, în momentele potrivite, pentru a-çi îndeplini rolul. Acest lucru este valabil de la personalul de servire çi cel din producÆie culinarå, la cel tehnic, de la persoana desemnatå drept coordonator al evenimentului pentru clientul X, la valeÆi çi personalul de curaÆenie. Cele mai mute reclamaÆii ale clienÆilor, care îçi organizeazå evenimentele în hoteluri cu spaÆii de întruniri, se referå la inexistenÆa sau dificultatea de a gåsi persoana de legåturå între hotel çi ei pentru toate aspectele ce Æin de derularea propriu-ziså a reuniunii în locaÆie.
În cele ce urmeazå, nu vom vorbi despre training în organizarea de evenimente. Vom vorbi, în schimb, despre oameni. Despre expertiza çi calitåÆile pe care trebuie så le aveÆi dacå doriÆi så fiÆi sau sunteÆi desemnaÆi så asiguraÆi managementul congreselor, conferinÆelor, evenimentelor speciale.
Gabriela Hagiu Trainer management evenimente - Delphis Management
estionarea unei reuniuni, indiferent de mårimea sau importanÆa ei, implicå, din partea echipei de organizatori çi furnizori, o responsabilitate însemnatå, o muncå dificilå, dar plinå de provocåri. Ea necesitå, pentru toate pårÆile implicate, competenÆe profesionale specializate, dar çi anumite tråsåturi personale, concentrarea çi coordonarea multor oameni.
G
AtribuÆii çi cunoçtinÆe de specialitate
AtribuÆiile concrete ale organizatorului de evenimente acoperå toate faÆetele pregåtirilor çi susÆinerii întrunirilor de care acesta se ocupå. Trebuie, deci, så fie ,,multitasking". Så poatå urmåri simultan mai multe activitåÆi, planuri çi echipe, chiar çi atunci când nu le coordoneazå el. Så poatå Æine pasul cu termene-limitå de care depind, în cascadå, operaÆiunile urmåtoare çi bunul mers al pregåtirilor evenimentului - atât ale sale, cât çi ale celorlalÆi! Specialistul în evenimente va învåÆa, prin urmare, så aplice standardele mondiale ale industriei de reuniuni în urmåtoarele activitåÆi (care îi revin ca sarcini de serviciu): selectarea çi inspectarea locaÆiei întrunirii, stabilirea prioritåÆilor pentru echipa proprie çi alocarea sarcinilor çi termenelor în relaÆiile funcÆionale cu celelalte departamente, elaborarea planificårii strategice çi agendei întrunirii, proiectarea bugetului, centralizarea datelor din înregistrårile participanÆilor, soluÆionarea
EducaÆie în managementul evenimentelor
MulÆi ignorå încå, pe piaÆa româneascå, faptul cå evenimentele sunt o disciplinå çtiinÆificå în sine, cå are reguli, formule de calcul, parametri tehnici aparent cunoscuÆi de toatå lumea, dar în fond necunoscuÆi nici måcar de cei care le practicå, în forma lor consacratå în lume. Am întrebat un hotelier ce legåturå existå între evenimentele din hotelul lui çi relaÆiile publice sau programele de promovare ale clienÆilor såi. Mi-a råspuns: ,,Niciuna. Noi le dåm servicii de cazare, maså çi såli. Restul îi priveçte." Am veçti pentru domnia sa çi pentru toÆi cei ce gândesc la fel. Ca hotelier, le daÆi servicii integrate de evenimente, cåci altfel, dacå mâncarea o serviÆi în sala de mese çi vå comandå a la carte 200 de participanÆi, nu vå våd bine. Cu un meniu prestabilit, cu un serviciu tip bufet ajustat pe un numår de persoane dinainte cunoscut, livrat într-un spaÆiu asociat unei anumite reuniuni, asta deja sunå a integrare de servicii.
26
octombrie `09
page-27.html
